회사에서 엑셀을 사용하는 사람이라면 한 번쯤 비슷한 경험이 있을 것이다.
간단한 작업은 금방 끝나는데 막상 함수 하나를 만들거나 데이터를 정리하려고 하면 생각보다 시간이 오래 걸린다.
특히 자주 사용하지 않는 함수는 매번 검색하게 된다.
예전에는 인터넷 검색을 하면서 예제를 찾아보고 하나씩 적용해보는 경우가 많았다.
하지만 요즘은 ChatGPT를 활용하면서 이런 과정이 훨씬 간단해졌다.
물론 ChatGPT가 엑셀 파일을 대신 만들어주는 것은 아니다.
하지만 필요한 함수나 데이터 정리 방법을 설명해주고, 복잡한 수식을 작성하는 시간을 줄여주는 데는 꽤 도움이 된다.
나 역시 업무 중 엑셀 작업을 할 때 검색보다 ChatGPT를 먼저 열어보는 경우가 많아졌다.
오늘은 실제 업무에서 활용할 수 있는 ChatGPT와 엑셀 활용 방법에 대해 정리해보려고 한다.
엑셀 함수 작성하기
많은 사람들이 엑셀을 어려워하는 이유 중 하나는 함수 때문이다.
SUM 정도는 익숙하지만 IF, VLOOKUP, XLOOKUP 같은 함수는 오랜만에 사용하면 헷갈리는 경우가 많다.
예전에는 함수 사용법을 검색해서 예제를 찾고 적용해야 했다.
하지만 이제는 ChatGPT에게 바로 질문할 수 있다.
예를 들어 "엑셀에서 A열 값이 100 이상이면 합격, 아니면 불합격을 표시하는 함수를 알려줘"라고 질문하면 바로 수식을 알려준다.
또는 "VLOOKUP 대신 사용할 수 있는 함수 알려줘"라고 질문하면 XLOOKUP 사용 방법까지 설명해준다.
특히 함수의 의미를 함께 설명해주기 때문에 단순 복사보다 이해하기 쉬운 경우가 많았다.
- IF
- SUMIF
- COUNTIF
- VLOOKUP
- XLOOKUP
- INDEX
- MATCH
데이터 정리하기
업무를 하다 보면 데이터를 정리하는 일이 생각보다 많다.
예를 들어 고객 목록이나 매출 데이터를 관리하는 경우가 그렇다.
특히 중복 데이터나 불필요한 정보가 많을 때는 정리하는 데 시간이 꽤 걸린다.
이럴 때 ChatGPT에게 현재 데이터 구조를 설명하고 정리 방법을 물어볼 수 있다.
예를 들어 "이름, 전화번호, 주소가 있는 데이터에서 중복 고객을 찾고 싶어" 같은 질문을 할 수 있다.
또는 "매출 데이터를 월별로 정리하려면 어떻게 해야 해?"라고 물어볼 수도 있다.
표 만들기
보고서나 자료를 작성할 때 깔끔한 표를 만드는 것도 중요한 업무 중 하나다.
하지만 어떤 형식으로 정리해야 할지 고민되는 경우가 있다.
이럴 때 ChatGPT에게 "월별 매출 보고서용 표 구조를 만들어줘"라고 요청하면 기본적인 구성안을 제안해준다.
- 항목
- 목표 매출
- 실제 매출
- 달성률
또한 회의 참석자 현황표나 프로젝트 일정 관리표 같은 다양한 양식을 요청할 수도 있다.
보고서 정리하기
엑셀 데이터를 정리한 뒤 보고서를 작성해야 하는 경우가 많다.
예전에는 숫자를 보고 직접 내용을 작성해야 했다.
하지만 요즘은 ChatGPT에게 데이터를 설명한 뒤 요약을 요청할 수 있다.
매출 분석, 고객 현황 분석, 프로젝트 진행 현황 보고서 초안 작성에 특히 도움이 된다.
함께 사용하면 좋은 AI 도구
ChatGPT
함수 설명, 수식 작성, 데이터 정리, 보고서 초안 작성에 활용하기 좋다.
Microsoft Copilot
엑셀과 직접 연동되어 데이터 분석과 차트 생성에 도움을 준다.
Gemini
Google 스프레드시트 환경에서 활용하기 좋다.
Notion AI
회의록 및 업무 데이터 정리에 활용할 수 있다.
실제로 사용하면서 느낀 점
예전에는 엑셀 함수를 검색하는 데만 시간을 많이 사용했다.
하지만 ChatGPT를 활용하면서 필요한 답을 훨씬 빠르게 찾을 수 있었다.
반면 최종 결과는 반드시 직접 확인해야 한다.
그래도 초안을 만들고 방향을 잡는 데는 충분히 도움이 되는 도구라고 느꼈다.
마무리
엑셀은 여전히 많은 회사에서 가장 많이 사용하는 업무 도구 중 하나다.
그리고 ChatGPT는 엑셀 업무를 조금 더 쉽게 만들어주는 좋은 보조 도구가 될 수 있다.
함수 작성, 데이터 정리, 표 구성, 보고서 초안 작성까지 다양한 업무에 활용할 수 있기 때문이다.
중요한 것은 AI를 맹신하는 것이 아니라 업무 효율을 높이는 도구로 활용하는 것이다.
