요즘 AI를 사용하는 사람들이 정말 많아졌습니다. 저 역시 처음에는 단순히 질문에 답변해 주는 AI 정도로만 생각했습니다.
하지만 막상 사용해 보니 가장 크게 달라진 부분은 업무 시간이었습니다.
생각보다 업무 자체보다 일을 시작하기까지 고민하는 시간이 훨씬 많다는 사실도 알게 됐습니다.
어떤 문장으로 이메일을 시작해야 할지 고민하고, 회의 내용을 어떻게 정리할지 고민하고, 블로그 글의 첫 문장을 어떻게 작성할지 고민하는 시간이 하루에도 수십 분씩 쌓이고 있었습니다.
처음에는 업무를 빨리 끝내기 위해 AI를 사용하기 시작했습니다.
그런데 한 달 정도 사용해 보니 단순히 시간을 줄이는 수준이 아니라 업무를 대하는 방식 자체가 달라졌습니다.
지금은 모든 업무를 맡기는 것이 아니라 함께 일하는 파트너처럼 활용하고 있습니다.
오늘은 제가 실제로 가장 많이 사용하는 AI 활용 방법 5가지를 소개해 보겠습니다.
이메일 초안 작성
생각보다 이메일 한 통 작성하는 데 많은 시간이 소요됩니다.
특히 거래처나 고객에게 보내는 이메일은 단어 하나도 신중하게 작성해야 합니다.
예전에는 이메일 하나를 작성하고 수정하는 데 20분 이상 걸리기도 했습니다.
지금은 핵심 내용만 입력하고 초안을 먼저 받아보고 있습니다.
제가 실제 사용하는 프롬프트입니다.
거래처에 일정 변경 요청 메일을 작성해줘.
조건
- 기존 일정 : 7월 3일
- 변경 일정 : 7월 5일
- 정중한 말투 사용
- 마지막에 양해 부탁 문구 추가
여기서 중요한 점은 결과물을 그대로 사용하지 않는 것입니다.
저는 항상 제 말투에 맞게 수정한 후 사용합니다.
회의 내용 정리
회의가 끝나면 메모가 여기저기 흩어져 있는 경우가 많습니다.
누가 어떤 업무를 맡았는지 다시 정리하는 작업도 생각보다 번거롭습니다.
그래서 회의 내용을 그대로 붙여 넣고 정리를 부탁하고 있습니다.
아래 회의 내용을 정리해줘.
형식
- 핵심 논의사항
- 해야 할 일
- 담당자
- 완료 예정일
회의 내용
(회의 내용 입력)
이렇게 정리하면 회의록을 따로 만들 필요가 거의 없어졌습니다.
블로그 초안 만들기
AI 관련 블로그를 운영하면서 가장 어려웠던 점은 첫 문장을 시작하는 것이었습니다.
글감은 있는데 어떻게 풀어내야 할지 고민하는 시간이 길었습니다.
그래서 지금은 초안 제작 도구로 활용하고 있습니다.
'ChatGPT 업무 활용법'이라는 주제로 블로그 초안을 만들어줘.
조건
- 초보자도 쉽게 이해
- 소제목 5개 구성
- 2000자 이상
하지만 절대 그대로 복사하지는 않습니다.
실제 사용 경험을 추가하고 제 생각을 덧붙여서 수정하고 있습니다.
아이디어 정리
머릿속에 생각은 많은데 정리가 되지 않는 날이 있습니다.
그럴 때 ChatGPT를 활용하면 상당히 도움이 됩니다.
예를 들어 이런 식으로 질문합니다.
'AI 관련 블로그를 운영 중인데 앞으로 작성할 후기형 글 20개를 추천해 줘.'
그러면 혼자서는 생각하지 못했던 아이디어가 많이 나옵니다.
어려운 내용을 쉽게 설명받기
AI뿐만 아니라 금융, 세금, 부동산처럼 어려운 내용도 자주 활용하고 있습니다.
제가 가장 많이 사용하는 문장은 이것입니다.
'초등학생도 이해할 수 있도록 쉽게 설명해 줘.'
같은 내용이라도 설명 방식 자체가 달라집니다.
사용하면서 가장 크게 바뀐 점
처음에는 AI가 모든 업무를 대신해 줄 거라고 기대했습니다.
하지만 직접 사용해 보니 오히려 그 반대였습니다.
AI를 잘 활용하려면 사람의 역할이 더 중요했습니다.
초보자라면 이렇게 시작해 보세요
1. 이메일 작성하기
2. 긴 문서 요약하기
3. 회의 내용 정리하기
4. 블로그 초안 만들기
5. 아이디어 정리하기
자주 묻는 질문(FAQ)
Q. ChatGPT가 업무를 대신해 주나요?
아닙니다. 업무 속도를 높여주는 보조 도구라고 생각하는 것이 좋습니다.
Q. 무료 버전만으로도 충분한가요?
기본적인 이메일 작성, 요약, 아이디어 정리는 충분히 가능합니다.
Q. AI가 작성한 내용을 그대로 사용해도 되나요?
추천하지 않습니다. 반드시 자신의 경험과 표현을 추가하는 것이 좋습니다.
Q. 블로그 운영에도 도움이 되나요?
도움이 됩니다. 다만 초안 작성 용도로 활용하고 최종 수정은 직접 하는 것을 추천합니다.
마무리
처음에는 호기심으로 사용하기 시작했습니다.
하지만 지금은 업무 시간을 줄여주는 중요한 도구가 됐습니다.
특히 반복적으로 하는 업무일수록 체감 효과가 컸습니다.
모든 것을 AI에게 맡기기보다는 시간을 아껴주는 업무 파트너라고 생각하면 훨씬 부담 없이 사용할 수 있습니다.
AI를 처음 접하는 분들도 작은 업무부터 하나씩 활용해 보시길 추천합니다.
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