요즘 주변을 보면 ChatGPT를 사용하는 사람이 정말 많아졌다.
나 역시 업무에 활용해보니 생각보다 시간을 많이 줄여줘서 놀랐다.
생산성을 높여준다고 다들 사용을 권장하더니 이유 있는 추천이였다.
물론 모든 일을 대신해 주진 않는다.
하지만 반복적으로 하는 작업이나 초안을 정리하는 등의 업무는 확실히 효율이 높아졌다.
그래서 오늘은 내가 실제로 자주 사용하는 ChatGPT 업무 활용 방법 5가지를 정리해보고자 한다.
1. 이메일 초안 작성하기
가장 일반적으로 많이 사용하는 기능은 이메일 초안 작성이다.
업무를 하다보면 생각보다 메일을 작성하는데 오랜 시간이 걸리는데 특히나 정중한 표현이나 문장의 정리 등이 필요할 때는 더욱 그렇다.
그래서 이메일 초안 작성에 대해 ChatGPT를 활용해 다음과 같이 요청하면 된다.
"거래처에 일정 변경 요청 메일 작성 부탁해. 정중한 말투로."
그러면 기본적인 메일 형식을 바로 만들어준다.
물론 그대로 복사해서 보내기보다는 내가 직접 수정하면서 사용하는 편이다.
그래도 빈 화면에서 처음부터 작성하는 시간은 확실히 줄어든다.
2. 회의 내용 정리하기
회의 후 회의록 작성도 은근히 시간이 많이 걸린다.
메모해둔 내용을 ChatGPT에 넣고 아래처럼 요청하면 꽤 깔끔하게 정리된다.
“회의 내용을 핵심만 요약해서 정리해줘.”
특히, 아래와 같이 분류해달라고 하면 훨씬 보기 편해진다.
- 해야 할 일
- 담당자
- 일정
- 핵심 논의사항
예전에는 회의 끝나고 정리하는 데 20~30분 정도 걸렸는데, 지금은 훨씬 빨라졌다.
3. 블로그 글 초안 만들기
블로그를 운영하거나 글을 자주 쓰는 사람에게도 꽤 유용하다.
나는 글을 쓸 때 처음 시작이 가장 어려웠는데, ChatGPT로 초안을 만든 뒤 수정하는 방식이 훨씬 편했다.
예를 들어 아래와 같이 요청하면 기본 구조를 빠르게 잡아준다.
“ChatGPT 업무 활용법에 대한 블로그 글 목차 만들어줘.”
다만 중요한 건 그대로 복사해서 사용하지 않는 것이다.
직접 경험이나 의견을 추가해야 글이 훨씬 자연스럽고 읽기 좋아진다.
4. 아이디어 정리 및 브레인스토밍
생각이 막힐 때도 자주 활용하고 있다.
특히 다음과 같은 내용을 고민할 때 도움이 된다.
- 제목 아이디어
- 콘텐츠 주제
- 기획 방향
- SNS 문구
예전에는 혼자 계속 고민하다가 시간이 많이 지나갔는데, 지금은 ChatGPT로 여러 방향을 빠르게 확인해보는 편이다.
완벽한 답을 주는 건 아니지만 시작점을 만드는 데는 정말 편하고, ChatGPT가 제안한 내용을 바탕으로 조금 더 나은 아이디어로 확장해 나갈 수 있다.
5. 어려운 내용 쉽게 설명받기
업무 중 모르는 용어나 개념이 나올 때도 많이 사용한다.
예를 들면 다음과 같은 내용을 보다 쉽게 설명 해달라고 요청하면 초보자 기준으로 정리해준다.
- 엑셀 함수
- 마케팅 용어
- SEO 개념
- 자동화 툴 사용법
특히 검색 여러 개를 돌아다니지 않아도 된다는 점이 편했다.
직접 사용하면서 느낀 점
처음에는 “정말 업무에 도움이 될까?” 반신반의했는데, 생각보다 반복 작업 및 단순 작업 시간을 많이 줄여줬다.
특히 아래와 같은 부분에서 효율 차이가 컸다.
- 초안 작성
- 정리 작업
- 아이디어 확장
다만 아직은 사람이 최종 검토를 꼭 해야 한다.
가끔 틀린 정보가 나오기도 하고 문장이 어색할 때도 있기 때문이다.
그래서 나는 “완전 자동화”보다는 “업무 보조 도구”처럼 사용하는 편이다.
마무리
처음에는 AI를 사용하면 오히려 더 복잡하지 않을까 생각했는데, 익숙해지고 나니 반복 작업이나 초안 작업에서 특히 큰 도움을 받고 있다. 예전에는 단순 문서 정리나 아이디어 초안 작성에도 시간을 꽤 많이 사용했는데, 지금은 기본 틀을 빠르게 만든 뒤 수정하는 방식으로 업무 흐름이 훨씬 편해졌다. 물론 아직 완벽하진 않지만, 잘 활용하면 시간을 아끼면서 더 중요한 업무에 집중할 수 있다는 점에서 충분히 활용 가치가 있다고 느꼈다.
요즘은 AI가 마치 모든 것을 대신해 주는 'AI 만능 시대'인 것처럼 회자되고 있지만 막상 사용해 보니 모든 것을 AI에게만 맡겨서 할 수 있는 건 아직은 아닌 것 같고, 앞서 언급한대로 단순 반복 작업, 초안 작성의 시간을 줄여주는 데는 확실히 도움이 된다.
특히 글쓰기나 정리 업무가 많은 사람이라면 한 번쯤 활용해보는 걸 추천한다.
나도 처음에는 단순한 호기심으로 시작했지만, 지금은 업무할 때 거의 매일 사용하는 도구가 됐다.
앞으로도 실제로 사용해본 AI 활용 방법들을 계속 정리해볼 예정이다.
