해외 업체와 처음 이메일을 주고받았을 때가 아직도 기억난다.
내용 자체는 어렵지 않았는데 막상 영어로 작성하려고 하니 생각보다 시간이 오래 걸렸다. 문법이 맞는지 확인하고, 표현이 너무 딱딱하지 않은지 살펴보고, 혹시 무례하게 들리지는 않을까 걱정하면서 몇 번이고 문장을 수정했다.
특히 영어를 자주 사용하는 직무가 아니라면 이메일 한 통 작성하는 데 30분 이상 걸리는 경우도 있다. 예전에는 번역기를 사용하고 인터넷에서 예문을 찾고, 다시 수정하는 과정을 반복했다. 하지만 요즘은 ChatGPT 같은 AI 도구를 활용하면서 이메일 작성 시간이 눈에 띄게 줄어들었다. 초안을 만들고, 어색한 표현을 수정하고, 답장 방향을 잡아주는 역할만으로도 충분히 생산성을 높여주는 느낌이었다. 특히 영어 이메일이 부담스러운 직장인이라면 생각보다 큰 도움을 받을 수 있다.
오늘은 실제로 많이 사용하는 방법을 기준으로 ChatGPT를 활용해 영어 이메일을 자연스럽게 작성하는 방법을 정리해보려고 한다.
비즈니스 영어 작성하기
영어 이메일을 작성할 때 가장 어려운 점 중 하나는 비즈니스 영어 특유의 표현이다.
한국어로는 자연스럽게 작성한 내용도 영어로 옮기면 어색하게 느껴질 수 있다.
예를 들어 다음과 같은 상황이 있다.
- 미팅 일정 요청
- 견적 문의
- 프로젝트 진행 상황 공유
- 업무 협조 요청
- 자료 전달
이런 내용은 단순 번역보다 상황에 맞는 표현을 사용하는 것이 중요하다. 예전에는 인터넷에서 예문을 찾아 조합하는 경우가 많았다. 하지만 요즘은 ChatGPT에게 상황을 설명하면 꽤 자연스러운 초안을 만들어준다.
예를 들어 "해외 고객에게 다음 주 미팅 일정을 요청하는 정중한 영어 이메일 작성해줘"라고 입력하면 제목부터 인사말, 본문, 마무리 문구까지 한 번에 작성해준다. 특히 처음부터 빈 문서를 보고 고민하지 않아도 된다는 점이 꽤 편했다.
실제로 업무에서는 그대로 복사하기보다 회사 상황에 맞게 수정해서 사용하는 것이 가장 좋다.
그래도 초안 작성 시간을 크게 줄여주는 것은 분명했다.
번역 수정하기
개인적으로 가장 자주 사용하는 기능이다. 번역기를 사용하면 의미 전달은 가능하지만 문장이 어색하게 느껴지는 경우가 있다.
특히 한국어 문장을 그대로 번역하면 영어권 사람들이 실제로 잘 사용하지 않는 표현이 나오는 경우도 있다. 예를 들어 "확인 후 회신 부탁드립니다." 같은 문장을 번역기에 넣으면 의미는 전달되지만 자연스럽지 않을 수 있다.
이럴 때 ChatGPT에게 "아래 문장을 비즈니스 영어로 자연스럽게 수정해줘"라고 요청하면 훨씬 읽기 편한 문장으로 바꿔준다.
특히 다음과 같은 상황에서 유용했다.
- 고객 응대 이메일
- 거래처 문의 이메일
- 협업 요청 이메일
- 일정 조율 이메일
영어 실력이 부족해서가 아니라 더 자연스러운 표현을 사용하고 싶을 때도 꽤 도움이 된다.
그래서 요즘은 번역기와 ChatGPT를 함께 사용하는 경우가 많아졌다.
이메일 답장하기
새로운 이메일을 작성하는 것보다 답장이 더 어려울 때도 있다.
상대방이 보낸 내용을 정확히 이해하고 적절한 톤으로 답변해야 하기 때문이다.
특히 다음과 같은 상황에서는 답장이 고민될 수 있다.
- 일정 변경 요청
- 가격 문의
- 자료 요청
- 계약 관련 문의
- 협업 제안
예전에는 답변 문장을 하나하나 직접 고민해야 했다.
하지만 요즘은 상대방 이메일 내용을 ChatGPT에 입력한 뒤 "정중하게 답장 작성해줘"라고 요청하면 꽤 괜찮은 초안을 만들어준다.
물론 계약이나 금액처럼 중요한 내용은 반드시 직접 확인해야 한다.
그래도 답변 방향을 잡는 데는 상당히 도움이 됐다.
특히 영어 이메일 작성 경험이 많지 않은 사람이라면 활용 가치가 높다고 느꼈다.
자연스러운 표현 사용하기
영어 이메일은 문법보다 자연스러운 표현이 더 중요할 때가 있다. 문법이 완벽해도 원어민 입장에서는 어색하게 느껴질 수 있기 때문이다. 예전에는 이런 부분을 확인하기 위해 여러 사이트를 찾아다녔다.
요즘은 ChatGPT에게 "더 자연스럽게 수정해줘"라고 요청하는 것만으로도 상당 부분 해결된다.
특히 다음과 같은 부분에서 도움이 됐다.
- 반복되는 표현 수정
- 너무 직설적인 문장 완화
- 지나치게 딱딱한 표현 수정
- 번역기 느낌 제거
영어 이메일은 상대방에게 읽히는 글이다.
그래서 의미 전달뿐 아니라 읽기 편한 문장을 만드는 것도 중요하다.
이런 부분에서 ChatGPT는 꽤 유용한 보조 도구 역할을 해준다.
함께 사용하면 좋은 AI 도구
ChatGPT만 사용해도 충분하지만 다른 AI 도구를 함께 사용하면 더 편할 수 있다.
ChatGPT
가장 활용 범위가 넓은 도구다.
- 이메일 초안 작성
- 답장 작성
- 표현 수정
- 비즈니스 영어 변환
등에 활용할 수 있다.
Grammarly
영어 문법 검사 도구로 유명하다.
특히 문법 오류 검사, 맞춤법 확인, 문장 자연스러움 개선 기능이 강점이다.
이메일 최종 검토 단계에서 활용하기 좋다.
DeepL
번역 품질이 뛰어난 것으로 알려진 도구다.
특히 긴 문장이나 문단 번역 시 자연스러운 결과를 보여주는 경우가 많다.
한국어 초안을 먼저 작성한 뒤 영어로 옮길 때 활용하기 편하다.
QuillBot
문장 재작성 기능으로 유명한 서비스다.
같은 의미를 유지하면서 다양한 표현으로 바꿔주기 때문에 반복 표현을 줄이는 데 도움이 된다.
실제로 사용하면서 느낀 점
처음에는 영어 이메일 작성이 꽤 부담스러웠다.
특히 중요한 거래처나 해외 고객에게 보내는 메일은 작성보다 검토 시간이 더 오래 걸릴 정도였다.
하지만 ChatGPT를 활용하기 시작하면서 초안 작성에 대한 부담이 많이 줄어들었다.
특히 도움이 됐던 부분은 다음과 같다.
- 이메일 시작 문구 작성
- 정중한 요청 표현 만들기
- 답장 초안 작성
- 자연스러운 문장 수정
- 비즈니스 영어 표현 추천
물론 AI가 작성한 내용을 그대로 보내는 것은 추천하지 않는다. 특히 계약, 비용, 일정처럼 중요한 내용은 반드시 직접 확인해야 한다. 하지만 영어 이메일 작성 시간을 줄이고 싶은 사람이라면 충분히 활용할 가치가 있다고 생각한다.
마무리
예전에는 영어 이메일 하나 작성하는 데도 생각보다 많은 시간이 필요했다.
표현 하나를 찾기 위해 검색을 반복하고, 번역기를 여러 번 돌려보는 경우도 많았다.
그런데 요즘은 ChatGPT 같은 AI 도구를 활용하면서 초안 작성부터 문장 수정까지 훨씬 빠르게 진행할 수 있게 됐다.
물론 최종 검토는 여전히 중요하다.
하지만 영어 이메일 작성이 부담스럽거나 비즈니스 영어 경험이 많지 않은 사람이라면 꽤 유용하게 활용할 수 있는 방법이다.
특히 해외 고객이나 거래처와 자주 연락하는 직장인이라면 업무 시간을 줄이는 데 도움이 될 수 있다.
AI가 영어 실력을 대신해주는 것은 아니지만, 영어 이메일 작성의 진입장벽을 낮춰주는 좋은 도구라는 점은 분명한 것 같다.
