해외 거래처나 고객과 이메일을 주고받아야 하는 상황은 생각보다 자주 발생합니다. 하지만 영어를 자주 사용하는 직무가 아니라면 이메일 한 통을 작성하는 데도 적지 않은 시간이 걸립니다. 문법이 맞는지, 표현이 자연스러운지, 혹시 무례하게 들리지는 않을지 여러 번 확인하다 보면 간단한 메일도 30분 이상 걸리는 경우가 있습니다.
저 역시 처음 해외 업체와 연락할 때는 번역기를 사용하고 인터넷에서 예문을 찾아가며 이메일을 작성했습니다. 문장을 하나씩 수정하다 보면 오히려 더 어색해지는 경우도 있었고, 보내기 버튼을 누르기 전까지 계속 내용을 바꾸곤 했습니다.
하지만 AI를 활용하기 시작한 이후에는 이메일 작성 방식이 많이 달라졌습니다. 처음부터 완성된 메일을 기대하기보다는 초안을 빠르게 만들고, 그 내용을 제 상황에 맞게 수정하는 방식으로 활용하고 있습니다. 덕분에 작성 시간은 줄었고 표현도 훨씬 자연스러워졌습니다.
오늘은 제가 실제 업무에서 활용하는 방법을 기준으로 AI를 이용해 영어 이메일을 작성하는 방법을 소개해 보겠습니다.
비즈니스 이메일
영어 이메일에서 가장 어려운 부분은 문법보다 상황에 맞는 표현을 사용하는 것입니다.
예를 들어 미팅 일정 요청, 견적 문의, 자료 전달, 프로젝트 진행 상황 공유처럼 같은 영어라도 상황에 따라 사용하는 표현이 달라집니다.
예전에는 인터넷에서 예문을 찾아 여러 문장을 조합했습니다. 하지만 지금은 먼저 상황을 AI에게 설명합니다.
제가 자주 사용하는 프롬프트입니다.
[프롬프트]
해외 거래처에 다음 주 화상회의 일정을 요청하는 영어 이메일을 작성해 주세요.
조건
- 정중한 비즈니스 표현 사용
- 제목 포함
- 인사말과 마무리 포함
- 자연스러운 미국식 영어
이처럼 상황과 조건을 함께 설명하면 바로 사용할 수 있는 초안을 받을 수 있습니다.
번역 수정
번역기를 사용하면 의미는 전달되지만 영어권에서 잘 사용하지 않는 표현이 나오는 경우가 있습니다.
예를 들어 "확인 후 회신 부탁드립니다."라는 문장도 직역하면 어색해질 수 있습니다.
이럴 때 저는 아래와 같이 요청합니다.
[프롬프트]
아래 영어 문장을 해외 거래처와 주고받는 이메일에 맞게 더 자연스럽고 정중한 표현으로 수정해 주세요.
문장의 의미는 유지하면서 실제 비즈니스 환경에서 자주 사용하는 표현으로 바꿔 주세요.
이렇게 수정하면 번역기 느낌이 줄어들고 훨씬 읽기 편한 문장이 됩니다.
이메일 답장
새로운 이메일보다 답장이 더 어려운 경우도 많습니다.
상대방의 의도를 정확히 이해하고 같은 분위기로 답변해야 하기 때문입니다.
특히 일정 변경, 견적 문의, 계약 관련 내용은 표현 하나가 중요할 수 있습니다.
제가 자주 사용하는 방법은 상대방이 보낸 이메일 내용을 그대로 붙여 넣은 뒤 아래처럼 요청하는 것입니다.
[프롬프트]
아래 이메일에 답장을 작성해 주세요.
상대방의 요청을 수락하는 내용이며 정중하고 친절한 비즈니스 영어로 작성해 주세요.
필요하다면 감사 인사도 함께 넣어 주세요.
이렇게 하면 답변 방향을 잡는 시간이 크게 줄어듭니다.
자연스러운 표현 사용
영어 이메일은 문법보다 읽기 편한 표현이 더 중요할 때가 많습니다.
문법적으로 틀리지 않아도 실제 원어민이 거의 사용하지 않는 표현이 있을 수 있기 때문입니다.
저는 이메일을 완성한 뒤 마지막 단계에서 항상 AI에게 한 번 더 검토를 요청합니다.
예를 들어 아래와 같이 입력합니다.
[프롬프트]
아래 이메일을 원어민이 실제 업무에서 사용하는 자연스러운 표현으로 수정해 주세요.
너무 딱딱하거나 번역기처럼 보이는 문장은 부드럽게 바꿔 주세요.
이 과정을 거치면 반복되는 표현도 줄어들고 전체적인 문장이 훨씬 자연스러워집니다.
작성 시 주의사항
AI를 사용하면서 가장 크게 느낀 점은 AI가 작성한 내용을 그대로 보내면 안 된다는 것입니다.
특히 계약 조건, 금액, 일정, 법적 내용처럼 중요한 정보는 반드시 직접 확인해야 합니다.
또한 회사에서 사용하는 용어나 내부 규칙도 AI는 알 수 없기 때문에 최종 검토는 사람이 직접 하는 것이 좋습니다.
AI는 이메일를 대신 보내는 도구가 아니라 초안 작성과 표현 개선을 도와주는 보조 도구라고 생각하면 훨씬 활용하기 쉽습니다.
초보자가 많이 하는 실수
첫 번째는 한국어 문장을 그대로 번역하는 것입니다. AI에게 질문할 때 한국어로 제시하고 최대한 자연스러운 현지 표현으로 작성해줘. 라고 요청하는 것이 좋습니다.
두 번째는 상황 설명 없이 이메일를 작성해 달라고 요청하는 것입니다. 전체적인 맥락과 상황을 AI에게 표현해 주는 것이 좋습니다. 그래야 작성자의 의도를 정확하게 파악에 상황에 맞는 표현을 해줍니다.
세 번째는 AI가 작성한 내용을 그대로 복사해 보내는 것입니다. AI가 다 맞는 것은 아니기 때문에 주어진 답에 수긍하기 보다는 다시 한번 포털 사이트 등을 통해 검증해 보는 것이 중요합니다.
네번째는 최종 검토 없이 바로 발송하는 것입니다. 위의 모든 내용을 검토한 뒤 전체적으로 다시 한번 내용이나 맥락이 맞는지 스스로 점검해 보는 것이 좋습니다. 전체를 연결했을때 앞뒤가 맞지 않는 상황이 있을 수 있기 때문입니다.
이렇게 주의할 점들을 확인하면서 작성한다면 AI 툴을 이용해 영어로 이메일을 작성하는 업무를 보다 쉽고 편리하게 진행할 수 있습니다.
자주 묻는 질문(FAQ)
Q. AI가 영어 이메일를 완벽하게 작성해 주나요?
초안을 만드는 데는 매우 도움이 되지만 최종 확인은 직접 하는 것이 좋습니다.
Q. 무료 버전으로도 사용할 수 있나요?
네. 대부분의 영어 이메일 작성은 무료 버전으로도 충분합니다.
Q. 번역기보다 더 좋은가요?
번역기와 함께 사용하면 더욱 효과적입니다. 번역기는 의미 전달에, AI는 표현을 자연스럽게 다듬는 데 강점이 있습니다.
Q. 중요한 계약 이메일도 맡겨도 되나요?
초안 작성에는 활용할 수 있지만 계약 내용과 금액은 반드시 직접 검토해야 합니다.
마무리
예전에는 영어 이메일 한 통을 작성하기 위해 번역기를 여러 번 사용하고 인터넷에서 예문을 찾아보는 일이 반복됐습니다.
지금은 AI로 초안을 만들고, 표현을 다듬고, 마지막으로 직접 검토하는 방식으로 업무를 진행하고 있습니다.
덕분에 이메일 작성 시간이 줄었을 뿐 아니라 영어 표현에 대한 부담도 많이 줄었습니다.
영어 이메일 작성이 어렵게 느껴진다면 처음부터 완벽한 문장을 만들려고 하기보다 AI를 활용해 초안을 만든 뒤 자신의 상황에 맞게 수정하는 방법을 추천합니다.
