회사에서든 학교에서든 PPT 발표 자료를 만들어야 하는 순간은 생각보다 자주 찾아온다. 그런데 막상 PPT를 만들려고 하면 디자인보다 더 어려운 것이 있다. 바로 내용을 정리하는 일이다.
어떤 순서로 구성해야 할지 모르겠고, 무슨 내용을 넣어야 할지 막막하고, 발표 자료를 만들다 보면 한 장에서 한 시간 넘게 고민하는 경우도 있다. 나 역시 예전에는 PPT를 만들 때 가장 많은 시간을 목차 구성에 사용했다. 목차가 정해지지 않으면 뒤에 내용도 자연스럽게 이어지지 않기 때문이다.
특히 업무 보고서나 제안서처럼 중요한 자료는 시작조차 어려운 경우가 많았다. 그런데 ChatGPT를 활용하기 시작하면서 자료를 만드는 속도가 꽤 빨라졌다. 자료의 뼈대를 만들고, 내용을 정리하고, 발표 대본을 만드는 과정에서는 상당히 유용하게 활용할 수 있었다. 특히 처음부터 빈 PPT 화면을 보고 고민하는 시간이 줄어든 것이 가장 큰 변화였다.
오늘은 실제로 사용하면서 느꼈던 ChatGPT로 PPT 발표 자료를 만드는 방법에 대해 정리해보려고 한다.
발표 목차 구성하기
PPT를 만들 때 가장 먼저 해야 하는 일은 목차를 정하는 것이다. 하지만 대부분의 사람들은 목차를 정하는 단계에서 가장 많은 시간을 사용한다. 예를 들어 "AI 활용 방법"이라는 주제로 발표를 해야 한다고 가정해보자.
막상 PPT를 열면 무엇부터 설명해야 할지, 어떤 순서가 자연스러운지, 몇 장으로 구성해야 하는지 고민하게 된다. 이럴 때 ChatGPT에게 "AI 활용 방법 발표자료 목차를 10장 기준으로 구성해줘"라고 요청하면 상당히 괜찮은 구조를 제안해준다.
- AI란 무엇인가
- AI 활용 사례
- 업무 활용 방법
- 주의사항
- 미래 전망
같은 흐름을 만들어준다.
특히 처음 방향을 잡을 때 도움이 많이 됐다.
실제로는 그대로 사용하기보다 내 상황에 맞게 수정하는 방식이 가장 편했다.
PPT 내용 정리하기
목차가 정해지면 다음은 각 슬라이드에 들어갈 내용을 정리해야 한다.
이 과정도 생각보다 시간이 많이 걸린다.
특히 내용을 길게 적으면 PPT가 복잡해지고, 너무 짧게 적으면 설명이 부족해진다.
ChatGPT는 이 중간 지점을 찾는 데 꽤 도움이 됐다.
예를 들어 "AI 활용 사례 슬라이드에 들어갈 핵심 내용 5개 작성해줘"라고 요청하면 핵심 문장과 설명 포인트까지 정리해준다.
특히 보고서형 PPT를 만들 때 유용했다.
업무 자료는 정보를 압축해서 전달해야 하는 경우가 많은데, 이럴 때 핵심 내용을 빠르게 정리할 수 있었다.
발표 대본 작성하기
개인적으로 가장 많이 활용하는 기능 중 하나다. PPT를 만드는 것보다 발표가 더 부담스러운 경우도 많다.
특히 중요한 발표일수록 무슨 말을 해야 할지 고민하게 된다. 그럴 때 ChatGPT에게 "이 슬라이드 기준으로 1분 발표 대본 작성해줘"라고 요청하면 꽤 자연스러운 초안을 만들어준다.
예를 들어 다음과 같은 상황에서 활용할 수 있다.
- 회사 보고
- 프로젝트 발표
- 제안서 발표
- 수업 발표
물론 그대로 읽는 것은 추천하지 않는다.
하지만 발표 흐름을 잡고 중요한 포인트를 정리하는 데는 꽤 도움이 됐다.
특히 발표 경험이 많지 않은 사람에게 유용한 기능이라고 생각한다.
요약 문장 만들기
PPT를 만들다 보면 긴 내용을 짧게 줄여야 하는 순간이 많다. 특히 한 장에 들어갈 내용을 정리할 때 문장이 너무 길거나 핵심이 잘 보이지 않는 경우가 자주 발생한다. 이럴 때 ChatGPT에게 "이 내용을 PPT용 한 줄 문장으로 요약해줘"라고 요청하면 꽤 괜찮은 결과를 보여준다. 실제로 업무 보고 자료를 만들 때도 A4 한 페이지 분량의 내용을 한 줄 핵심 문장으로 정리하는 데 활용할 수 있었다.
발표 자료는 읽는 문서가 아니라 보여주는 자료인 만큼 짧고 강한 문장이 중요하다는 점에서 꽤 도움이 됐다.
함께 사용하면 좋은 AI 도구
ChatGPT만으로도 PPT 제작에 도움을 받을 수 있지만 다른 도구와 함께 사용하면 더 편하다.
ChatGPT
자료 기획 단계에서 가장 활용도가 높다.
- 목차 구성
- 슬라이드 내용 정리
- 발표 대본 작성
- 문장 요약
에 활용하기 좋다.
Canva
디자인 경험이 없어도 PPT를 쉽게 만들 수 있는 도구다.
특히 AI 기능을 활용하면 템플릿 추천, 디자인 자동 생성, 발표 자료 제작까지 가능하다.
Gamma
요즘 AI PPT 제작 도구로 많이 언급된다.
주제만 입력하면 목차 생성, 슬라이드 생성, 디자인 적용까지 자동으로 진행된다.
빠르게 초안을 만들 때 꽤 편하다.
Beautiful.ai
PPT 디자인 자동화에 특화된 도구다.
슬라이드를 추가하면 레이아웃을 자동으로 맞춰주는 기능이 특징이다.
디자인에 자신 없는 사람들에게 도움이 될 수 있다.
실제로 사용하면서 느낀 점
처음에는 PPT 제작에 AI를 사용하는 것이 조금 낯설었다.
하지만 실제로 활용해보니 디자인보다 내용 구성에서 훨씬 도움이 됐다.
특히 다음과 같은 작업에서는 시간을 꽤 줄여주는 느낌이었다.
- 발표 구조 잡기
- 슬라이드 내용 정리
- 발표 대본 작성
- 핵심 문장 요약
반대로 최종 자료의 방향성이나 중요한 메시지는 여전히 사람이 직접 결정해야 했다.
AI가 대신 만들어주는 것이 아니라 더 빠르게 만들 수 있도록 도와주는 느낌에 가까웠다.
마무리
예전에는 PPT를 만들 때 디자인보다 내용 구성 때문에 더 많은 시간을 사용했다.
특히 목차를 정하고 슬라이드 내용을 정리하는 과정이 가장 어려웠다.
그런데 ChatGPT 같은 AI 도구를 활용하면서 자료를 만드는 속도가 꽤 빨라졌다.
물론 AI가 발표 자료를 완성해주는 것은 아니다.
하지만 초안을 만들고, 발표 흐름을 정리하고, 대본을 준비하는 과정에서는 충분히 활용 가치가 있었다.
특히 발표 자료를 자주 만드는 직장인이나 학생이라면 한 번쯤 활용해볼 만한 방법이라고 생각한다.
